アポが取れてから商談の担当が決まり、予定が押さえられるまでの処理を、1件ずつ自動でつなげられるかを試します。 日程調整の横展開(案4)、アポ確定時の定型セット(案3)、受注情報の一括登録(案2)も、同じ流れの中で進めます。
数字は工程の数。下の「いまの流れ」と同じ区切り方で数えています。目標は設計前の案で、小野さんへの確認後に決めます。
人から人への受け渡しは、開始前3回(アポ獲得者→局長→喜舎場さん→アポ獲得者)。目標は1回(アポ獲得者→局長)です。担当の割り振りは、佐藤局長が手で決める形を残します。
2026年9月18日10時42分〜57分の録画(メールで日程が決まったアポ1件、小野さん)を10秒ごとの画面で区切った概算です。同じ日時・社名・URL・先方の本文を、6か所へ貼り付けています。
合計 約108時間。PM局アシスタント業務一覧(2026年9月)の「1回の時間×月の回数」から集計した、アシスタントとエキスパート10名分です。社員の時間は含みません。最初に取り組むのは一番上(色付き)です。
アポが取れたらシートに入れるだけ、担当は局長が選ぶだけで、PE・Googleカレンダー・メール・Chatworkへの反映まで自動で進む
どれも「日時が決まる→予定を登録する→関係者に知らせる」という同じ形です。時間は、PM局アシスタント業務一覧(2026年9月)の月間合計です。
| 場面 | 該当する業務(業務一覧) | 月間 | 進める順 |
|---|---|---|---|
| 案10 アポ獲得後〜担当決定後 | 局アポ獲得後の諸業務(kintone登録・メール送信等)、割り振り後の諸業務(PE・Googleカレンダー登録等)、局アポの予定登録、商談担当変更時対応、翌営業日商談の確認 | 約60時間 | 1番目 |
| 案3 アポ確定時の定型セット | 挨拶メール、リマインド、キャンセル防止、kintone更新、受注への第一歩の報告 | 案10に含む | 1番目 |
| 案4 日程調整の横展開 | KO日程調整、KOアポ取り、会議室予約、Googleカレンダー予定反映、商談用Zoom発行 | 約23時間 | 2番目 |
| 案2 受注情報の一括登録 | クライアント情報シート作成、編集者決定対応、契約書作成依頼、発注書作成依頼 | 約25時間 | 3番目 |
いまの流れは、アポ獲得管理シートの「アポ登録マニュアル」「ルール」と、2026年9月18日の録画で確認した内容です。来訪(会議室・受付への依頼)、Zoom希望、リスケ・キャンセルのときは工程が増えます。
メールへの返信で日程が決まったアポを、小野さんが処理した15分の録画です。
| 時刻 | 場所 | やったこと |
|---|---|---|
| 10:42 | Gmail | 先方の返信(候補日のうちこの日時で可)を確認 |
| 10:42〜43 | kintone 営業リスト | 先方のメールのドメインで検索して特定。ステータス「アポ獲得」、アポ獲得アプローチ「一斉メール」、アプローチ「受信メール」、アプローチ備考に返信の本文を貼って保存 |
| 10:43〜45 | シート「入力用」 | リストNo.を貼り［営業リスト情報取得］→日付・時刻を選択→Google Meetを新しく発行してURLを貼る→先方のメール・本文を貼る→［転記］ |
| 10:46〜48 | シート「振り分け」 | 転記された行を確認し、アポ名義・経路・新規/掘り起こし・代表/担当・役職を選ぶ |
| 10:48〜50 | Gmail | シートの文面をコピーして手直しし、先方の返信に返信する形で挨拶メールを送信(CCに共用アドレス) |
| 10:50〜51 | PowerEgg | GMCスタッフのアカウントで、日時・件名・内容(シートからコピー)を入れてスケジュール登録 |
| 10:52〜55 | kintone → Chatwork | 営業リストで業種を確認してコピー。「受注への第一歩」にその日の件数・業種・代表・経路・累計・社名を投稿し、件数を直して再編集 |
| 10:55〜57 | Gmail | 前日のリマインドメールを定型文から作り、日時・URLを手で埋めて、前日の午後に予約送信 |
いまの流れで分からなかった12点を確認しました。右の列は、設計で考えることです。
| 分類 | 確認したこと | 回答 | 設計への影響 |
|---|---|---|---|
| 入口 | TimeRexのアポがシートに入る仕組み | TimeRexの連携機能 | 入口はそのまま使う |
| 入口 | 1日の件数 | 平均約10件。うちTimeRex経由は約2件 | 8割は手入力。リストNo.から自動で埋める範囲を広げて、入力の手間を減らす |
| メール | メールの送信元 | 八重樫さんのアカウントから、送信者名を小野さんにして送っている | 下書きはそのアカウントのGmailに作る。小野さん以外のアポ獲得者の送り方は追加で確認 |
| メール | 自動で送るか | 下書きまで作って人が送る。リマインドも同様 | 挨拶・リマインドとも下書きの作成まで |
| PE・カレンダー | PEの登録先「GMCスタッフ」 | アシスタント用の共用アカウント。アポ調整くんとは別 | PEは共用アカウントで登録する |
| PE・カレンダー | Googleカレンダーの登録先 | 商談担当者本人と、共用の gmc-support | 予定を作るとMeet URLも同時に発行できる |
| PE・カレンダー | PEとカレンダーの両方に入れる理由 | PEがスケジュールの基本。担当者は各自のTimeRexを使っているので、ダブルブッキングを防ぐためカレンダーにも入れる | 割り振り後すぐカレンダーに入れる効果が大きい |
| 報告・割り振り | 計上報告の番号と業種 | その日アポが取れた順。19時ごろの集計後に1からやり直し。業種は営業リストの「中業界_SN」 | 番号と業種は自動で入れられる |
| 報告・割り振り | 割り振り連絡文(BL列)の送り先 | 使っていない | 対象外 |
| 報告・割り振り | 「他に空いている人」の確認先 | PE | 自動にするにはPEの予定を読む必要がある |
| その他 | アポ獲得時にkintoneで更新する欄 | アプローチ、アポ獲得アプローチ(ほかにステータス・アプローチ備考) | kintoneの更新対象が確定 |
| その他 | アポ後の確認電話 | TimeRexでアポになった直後に、小野さんが実施 | TimeRex経由のアポに、確認電話の通知を出せる |
いまのアポ獲得管理シートに付いているスクリプトを広げて作ります。新しいツールは増やしません。起点は2つです。
割り振り前。いまの［転記］のあと、区分を選んでボタンを押すと、1〜6が順に進む。メールは下書きまでで、送信は人。
割り振り後。シートの「割振」で担当を選ぶと、7〜9が進む。担当の判断は局長が手で行う。
| 起点 | 工程 | 中身 | 使うもの |
|---|---|---|---|
| 起点A | 1 入力チェック | 区分や日時がそろっているか確認。来訪・Zoom希望は対象外として、いまの手順に回す | シート |
| 起点A | 2 Meet付きの予定 | gmc-support のカレンダーに予定を作り、Meet URLを発行してシートに書く(TimeRex経由はそのまま) | Googleカレンダー |
| 起点A | 3 kintone更新 | 営業リストのステータス・アポ獲得アプローチ・アプローチ・アポ獲得日・アプローチ備考 | kintone |
| 起点A | 4 計上報告 | その日の件数と業種(中業界(メイン)_SN)を入れて「受注への第一歩」に投稿 | Chatwork |
| 起点A | 5 下書き2通 | 挨拶メール(先方メールへの返信)とリマインドを、押した人のGmailに決まった名義で作る | Gmail |
| 起点A | 6 PE登録 | 手動: コピーボタン付きの画面を出す／自動: 登録待ちに入れ、PM局PCが登録 | PE |
| 自動 | ― 空いている人 | PM局PCがPEの予定を読み、前後30分が空いている営業をシートに書く | PE→シート |
| 起点B | 7 担当者を追加 | カレンダーの予定に担当者を追加(TimeRexとのダブルブッキング防止) | Googleカレンダー |
| 起点B | 8 PE変更 | 件名と参加者を担当者入りに(手動/自動) | PE |
| 起点B | 9 担当者へ連絡 | 日時・先方・Meet・挨拶メールの内容・営業リストURLを送る(転送の代わり) | Chatwork |
試し方: シートのコピーで試作し、kintoneは「書く予定の値」を検証用のChatworkに出すだけにして、人の結果と一致してから書き込みを有効にします(案1と同じ進め方)。1件目は小野さんのアポで通し、録画の約15分と比べます。
| STEP | 時期(案) | やること | 終わったと言える状態 | 進み具合 |
|---|---|---|---|---|
| 1. いまの業務を確認 | 11月第2週 | 録画とシートから手順を整理し、分からない点を小野さんに確認する | いまの手順と、1件あたりの時間が分かっている | |
| 2. 設計と1工程の試作 | 11月第3週 | 何を起点に、どこまで自動にするかを決め、割り振り前の1工程(例: PE登録と計上報告)をテスト用のシートで試す | 1件分が、人の手を使わずに正しく反映される | |
| 3. 割り振り前を本番で試す | 11月第4週 | アポ獲得者1名の分から、kintone更新・PE登録・計上報告・挨拶メール・リマインドを自動にする | 1件の作業が、シートへの入力だけになる | |
| 4. 割り振り後を自動にする | 12月 | 局長が担当を選んだら、PEの変更・カレンダー登録・担当者への連絡まで進める | 割り振りの当日に、担当者の予定が押さえられている | |
| 5. 対象を広げる | 1月〜 | KOなどの日程調整(案4)、受注時の登録(案2)へ同じ型で広げる | 場面ごとに削減時間と工程数を確認済み |
時期は目安です。手作業より負荷が増える場合は、方法を見直してから広げます(10月14日の決定事項)。
試作の前後で同じ項目を記録し、効果を数字で示します。
| 項目 | いま | 試作後 | 測り方 |
|---|---|---|---|
| 1件あたりの時間(割り振り前) | 約15分 | アポが決まってから、計上報告・挨拶メールまで終わるまでの人の作業時間 | |
| 1件あたりの時間(割り振り後) | PEの変更・カレンダー登録・転送の人の作業時間 | ||
| 工程数 | 12工程 | 人が手を動かす工程の数 | |
| 人から人への受け渡し | 3回 | 依頼・確認待ちの回数 | |
| 貼り付けの回数 | 6か所 | 同じ情報を別のツールへ貼った回数 | |
| 割り振りから予定登録まで | 局長が担当を決めてから、担当者のPE・カレンダーに入るまでの時間 | ||
| 登録漏れ・入力漏れ | チェック欄が付いていない件数 |
このページのチェックとメモは、いま開いているブラウザの中にだけ保存されます。ほかの人には見えません。共有するときは「メモをコピー」で写して、Chatworkなどに貼ってください。
このページのチェックとメモを、すべて消します。元に戻せません。
いまのフローの整理、改善案の設計、自動化の試作と動作確認、進捗と課題の整理
小野さんをメインに確認します。担当の割り振りは佐藤局長が決めます。